Lucia Scodanibbio, de CDKN, investiga un modelo particular de reunión virtual que puede involucrar a más participantes de lo habitual, además de ahorrar en emisiones de viajes.

La crisis del COVID-19 nos ha obligado a reconsiderar muchas opciones y enfoques que durante mucho tiempo dimos por sentado. Entre estos, está la facilidad con la que solíamos subir a los aviones para asistir a una reunión de dos días en el lado opuesto del mundo, incluso cuando sabíamos que, desde el punto de vista medioambiental, era la elección equivocada. Ser obligados a quedarnos en casa y dentro de los límites de nuestras propias ciudades y países nos ha obligado a pensar en formas alternativas de alcanzar los mismos resultados. En muchos casos, se han obtenido mejores resultados de las nuevas formas con las que innumerables organizaciones de todo el mundo han estado experimentando para participar a través de plataformas virtuales.

El experimento de Sida 

El Sida Partnership Forum (SPF) es uno de los pioneros en este campo. Desde abril de 2019, comenzó a experimentar con su primera reunión de diálogo digital, seguida por su primer curso de desarrollo de capacidades sin viajes a finales de ese año. Hasta entonces, los cursos de capacitación de SPF consistían en capacitaciones in situ en su centro de Härnösand. Sin embargo, a fines del año pasado, un piloto sin vuelos reunió a 130 participantes repartidos en cuatro centros geográficos (en Colombia, Tailandia, Kenia y Suecia) que fueron alojados por los socios regionales de Sida.

En el transcurso de tres días, los participantes se unieron a una serie de:

• sesiones globales de Zoom en las que escucharon breves presentaciones magistrales, que también se transmitieron en vivo por YouTube;
• sesiones de trabajo grupales presenciales más pequeñas en sus centros, en los que los facilitadores locales fomentaron discusiones sobre casos regionales y locales relacionados con diversos problemas ambientales y sociales, incluidas acciones potenciales que podrían ser lanzadas;
• sesiones de hermanamiento que emparejaron centros a través de Zoom acerca de subtemas particulares con panelistas que provocaron intercambios de pensamientos y dinámicas variadas, las cuales profundizaron la comprensión de las regiones de cada participante.

En marzo de 2020, una capacitación posterior con la intención de seguir la misma modalidad (con 200 participantes en seis centros y cuatro zonas horarias) se detuvo cuando los países comenzaron a anunciar, repentinamente, la imposición de medidas de bloqueo. En poco tiempo, los organizadores tuvieron que transformar una conferencia semidigital, en la cual los participantes se reunirían en sus respectivos centros, en una completamente en línea.  Desafortunadamente, dado el corto aviso del virus, también implicó que algunos tuviesen que abandonar el curso por completo. Sin embargo, lo que quedó en claro fue la necesidad crítica de permitir que un gran número de personas se involucren y se conecten entre sí en línea.  

El ímpetu triple de Sida para moverse en línea

Curiosamente, la experimentación de Sida con eventos digitales no fue puramente impulsada por la preocupación de reducir la huella de carbono en sus actividades.

Un segundo impulsor clave también fue el deseo de que sus cursos de capacitación fueran más inclusivos. Si bien sus talleres presenciales incluyeron entre 20 y 50 personas seleccionadas (generalmente un puñado por país) que viajarían para recibir capacitación en Suecia, el mecanismo central aumentó la participación de los países por diez. Esto no solo permitió más agencia local, propiedad y aprendizaje, sino que también abordó el desequilibrio de género que redujo el número de mujeres que participan en los cursos basados ​​en sueco.

En tercer lugar, el mecanismo descentralizado también implicaba que el proceso de planificación y organización de la conferencia sería mucho más copropietario y cocreado a través de varias organizaciones en el norte y sur global, permitiendo, también, un tipo diferente de desarrollo de capacidades en el proceso.

Cada evento, por ejemplo, requiere tres roles críticos que deben ser replicados en todos los centros: (i) un coordinador del centro a cargo del registro y la logística (incluidos los alimentos, cuando los participantes se reúnen en persona); (ii) un facilitador a cargo de oradores y colaboradores; y (iii) un coordinador técnico para tratar los problemas de la plataforma en línea.  

Mirando hacia adelante

"Es fundamental que el contenido sea interesante y relevante, para que un evento tenga éxito. Simplemente traducir los eventos tradicionales a un formato digital no es suficiente. Es necesario pensar en el formato y en el diseño del evento, lo que permite la plataforma y los diferentes niveles a los que se debe apuntar. Por ejemplo, configuramos salas de café en línea, donde los participantes asignados al azar pueden chatear en salas de reuniones. Pero un descanso para tomar café en línea tiene que ser más largo, ya que las personas necesitan estirarse y hacer el café ", comparte Ola Nilsson, Especialista Gerente de Programa de Sida.

El SPF está planeando su próximo período con eventos de capacitación digital para el otoño de 2020, donde la idea es experimentar más con diferentes formatos híbridos. Para abordar el desafío de la baja conectividad en ciertas áreas, algunos entrenamientos se extenderán durante un período de tiempo más largo (por ejemplo, dos semanas) en el que las sesiones digitales en vivo se alternarán con el trabajo individual asíncrono, en el que los participantes descargarán presentaciones pregrabadas en línea y leerán material almacenado en la plataforma. El análisis y las discusiones grupales pueden tener lugar incluso de manera textual, en el que las preguntas y respuestas se escriben a lo largo de un período de tiempo.

“Realmente estamos tratando de pensar en formas de aumentar la inclusión, aún en las zonas rurales. Una vez que se levanten los bloqueos en el país, las cosas serán más fáciles a medida que colaboremos, una vez más, con organizaciones locales que actúan como centros. Además, una vez que las personas regresen a sus oficinas, se deben superar muchos desafíos relacionados con problemas tecnológicos o distracciones en el hogar. Pero también debemos tener cuidado con la fatiga de los participantes en los eventos en línea. Nuestros primeros eventos atrajeron a participantes que tenían curiosidad por ver cómo funcionaría un taller digital, pero a medida que la gente se acostumbra más a estos, el factor novedad se ha ido ”.

Si bien los eventos digitales pueden no ser la panacea, brindan alternativas muy necesarias a las opciones tradicionales que nos han requerido pasar tiempo viajando por todo el mundo, separados de la familia y de nuestro trabajo regular, y, además, incurren en grandes costos financieros y ambientales. A medida que permiten que los eventos sean mucho más ecológicos e inclusivos, estos primeros éxitos que están aumentando en todo el mundo nos alientan realmente.