La pandemia de COVID-19 ha obligado a realizar conferencias en línea. Los organizadores de conferencias están aprendiendo rápidamente como hacer de esto un éxito. Mairi Dupar de CDKN muestra cómo las conferencias virtuales podrían convertirse fácilmente en la norma, por razones climáticas, incluso cuando las restricciones de bloqueo se alivian.

En la actualidad, se estima que alrededor de un tercio de las personas del mundo se encuentran en alguna forma de "cierre por emergencia " para reducir la transmisión de COVID-19.

Esto ha significado el fin de las reuniones masivas en la mayoría de los lugares y un cambio en la forma en que se organizan las conferencias. Los placeres de la interacción social directa y la creación de redes se han ido por ahora. Cuando se realizan conferencias, están son en línea.

La pandemia es una tragedia humana indescriptible que nadie desearía y que todos quieren terminar lo antes posible. Pero las restricciones de cierre han traído un beneficio no planificado: la movilidad se ha detenido y la actividad industrial deprimida han reducido drásticamente la contaminación del aire. Al hacerlo, el bloqueo ha creado una ventana de cielos despejados y una caída en las emisiones de gases de efecto invernadero.

Dado dónde estamos, este momento nos permite reevaluar lo que necesitamos de las conferencias cara a cara. ¿Podríamos acostumbrarnos a las conferencias virtuales y abrazarlas en el futuro, incluso cuando los bloqueos se alivien, simplemente porque es lo correcto para el clima?

En este blog comparto algunas observaciones personales sobre conferencias virtuales y lo que las hace productivas.

Conferencias virtuales, el arte de lo posible

Tuve el placer de participar en una conferencia totalmente virtual organizada por la Alianza de Pequeños Estados Insulares (AOSIS) del 20 al 22 de abril de 2020, denominada el Foro de Ambición de Placencia (PAF). El PAF proporcionó una plataforma para un inventario informal de las ambiciones de la política climática en medio de la pandemia y una oportunidad para que los expertos en política climática debatan cómo "mantener vivo el ritmo de la ambición climática" en estos tiempos. Fue dirigido a profesionales que están involucrados en las negociaciones de la CMNUCC y en la entrega de las contribuciones determinadas a nivel nacional (NDC).

El Foro se desarrolló durante tres días durante intervalos de tiempo variados que se ajustan a las horas normales de vigilia de los participantes en las naciones isleñas del Pacífico, India, el sur de China y el océano Atlántico.

El formato incluyó conversaciones plenarias de alto nivel de los líderes mundiales: Antonio Guterres (arriba a la derecha), Patricia Espinosa, Dean Oliver Barrow (Primer Ministro de Belice), Achim Steiner, entre otros, los cuales fueron pregrabados y establecieron el marco político para las discusiones más interactivas. Estas conversaciones se complementaron con sesiones en vivo, incluso de los Ministros de Medioambiente de Belice y Chile, y con la presidenta de AOSIS, Lois M Young. En la mezcla se incluyeron varios diálogos regionales y sectoriales, donde los participantes se involucraron más activamente.

En los diálogos regionales y sectoriales participaron un panel de oradores con presentaciones bien elaboradas y varios comentaristas. Los participantes hicieron preguntas y comentarios a los oradores, verbalmente y a través de un cuadro de chat en línea. Los chats en tiempo real en el cuadro de chat en línea también surgieron orgánicamente entre los propios participantes.

El foco de la reunión fue en dos áreas clave de desafío e innovación: el financiamiento climático y la implementación de la acción climática. Estos temas se abordaron a lo largo de las sesiones virtuales con periodos de receso. Fueron tres días estimulantes. ¡Estaba profundamente impresionada por la calidad de la experiencia y llena de ideas al final!

La plataforma utilizada para el PAF fue Zoom, con elementos de producción de televisión para hacerlo más fácil de usar. Complementado, también, con otros canales digitales.

Los organizadores prepararon "comida para llevar" que facilitó a los participantes compartir contenido con otros. Primero, AOSIS proporcionó tarjetas de redes sociales con mensajes de primera línea, gráficos geniales y un hashtag memorable (#SIDSLead), material que yo y otros participantes utilizamos generosamente durante la conferencia. Esto facilitó nuevas conversaciones en Twitter, Facebook, LinkedIn y otras plataformas sociales en torno a los temas de la conferencia. En segundo lugar, los organizadores hicieron una revista digital dentro de las 48 horas posteriores al final del Foro, con resultados escritos y clips de video integrados, así como un enlace a todas las presentaciones e imágenes audiovisuales.

Tyrone Hall, Líder de comunicaciones de AOSIS, reflexiona sobre los preparativos para el PAF de la siguiente manera: “Intentamos organizar una especie de espectáculo para intrigar y empujar a lo largo de un diálogo que de otro modo sería extenso y técnicamente difícil. Desde una perspectiva de comunicación estratégica, agradecería ver más esfuerzos para incorporar comunicaciones desde el principio para lograr más de esto. Las comunicaciones son mucho más que zumbido y color cuando se trata como una función estratégica que respalda el trabajo central, y especialmente, cuando estamos tratando de involucrarnos virtualmente ".

La preparación es clave

Mi experiencia reciente como participante en el PAF y coorganizadora de eventos virtuales más pequeños me llevó a reflexionar sobre lo que los hace exitosos y lo que me mantendría motivada en futuros eventos en línea.

La preparación inmaculada parece ser la base del éxito: sospecho que, si te sientes demasiado preparado, entonces probablemente lo tengas bien organizado.

La preparación no se trata solo de los anfitriones y presentadores quienes tienen su material alineado. También se trata de pensar detenidamente cómo ayudar a la audiencia a anticipar y aprovechar al máximo el evento cuando se reúnan en tiempo real.

Para sentar las bases, se debe tener claros los objetivos generales de la conferencia: ¿qué se desea que hagan los participantes de manera diferente como resultado de haber participado? En Comunicar el cambio climático de CDKN: una guía para profesionales, compartimos un enfoque estructurado y estudios de casos sobre cómo enmarcar los problemas climáticos y establecer eventos o campañas..

Una lista de verificación: M.O.T.I.V.A.T.E.

Para planificar y ofrecer la conferencia virtual en detalle, sugiero esta regla mnemónica ("ayuda memoria") que resume una lista de verificación de acciones: M.O.T.I.V.A.T.E.

MAPEO - Mapear tanto el detalle de la agenda como el ritmo general de la conferencia: Esto tiene varios aspectos. Considere cómo el contenido y el formato de cada sesión respaldarán los objetivos generales de la conferencia. Entremezcle sesiones "de escucha" con sesiones "para contribuir " para los participantes. La variedad ayudará a retener la energía y la atención de las personas. Además, programe descansos adecuados para que las personas se estiren y refresquen, y regresen luego listas para concentrarse. El mes pasado, asistí a un taller virtual diferente de todo el día que comprendió sesiones brillantes y consecutivas; sin embargo, los organizadores habían omitido asignar tiempo a los descansos, así que comencé a retrasarme ya que me vi obligada a alejarme para comer y hacer ejercicio básico durante todo el día.

ONLINE- Los elementos en línea y fuera de línea funcionan juntos: siempre que sea posible, permita que la participación en tiempo real de las personas se respalde con materiales a los que hayan accedido previamente y / o materiales que se distribuyen después. Las memorias auxiliares ayudan a que el contenido de las presentaciones se "pegue" en la mente de las personas y participen más plenamente "en el momento". Dígales a los participantes que habrá diapositivas, grabaciones o sesiones informativas disponibles para que no garabateen locamente durante la sesión y se pierdan algunas oportunidades de escuchar o contribuir. Por supuesto, la documentación preparada por los organizadores o presentadores también ayuda a los participantes a compartir contenido con sus colegas.

TECNICO - El ensayo técnico es esencial: las personas no quieren iniciar sesión y luego encontrar que los altavoces tiemblan con sus micrófonos. Los anfitriones y los oradores deben ensayar a fondo para garantizar que la presentación se desarrolle sin problemas. También es bueno tener una red de seguridad técnica preparada en caso de que sea necesario. El primer día del Foro de Ambición de Placencia, los organizadores esperaban integrar la transmisión en vivo en su propio sitio web, pero se bloqueó. Sin embargo, salvaron el día con su Plan B: enviaron correos electrónicos a los solicitantes de registro rápidamente para desviarlos a otro sitio web, que funcionó perfectamente y así no se perdió tiempo. Otros consejos para lidiar con fallas técnicas incluyen: considerar reservar un poco más de presentadores y / o comentaristas de los estrictamente necesarios o alinear a un colega que pueda intervenir con comentarios preparados en el último minuto. En cada taller virtual al que asistí este año, al menos un orador programado se retiró debido a problemas de conectividad.

INCLUSIVO - La programación inclusiva marca la diferencia: para llegar a audiencias internacionales en diferentes zonas horarias, la programación es clave para optimizar la participación. Sin embargo, no se trata solo de zonas horarias. Dependiendo de la demografía del público objetivo y las costumbres culturales y sociales que los afectan, pueden estar menos disponibles en ciertos momentos del día, y esto podría ser algo por considerar. Por ejemplo, en la actualidad, muchos trabajadores de oficina en todo el mundo que pueden trabajar desde casa están tratando de supervisar la educación de sus hijos al mismo tiempo. Es probable que cualquier conferencia virtual en horas de la mañana deprima la asistencia de los padres que estudian en casa. Cuando es difícil encontrar un intervalo de tiempo que incluya a todos, una buena opción puede ser repetir las sesiones de la conferencia en diferentes momentos del día para aumentar la inclusión.

VALOR - El "valor agregado" atraerá y retendrá a los participantes: los organizadores deben considerar lo que da valor agregado a la conferencia para los participantes, ¿por qué es más valioso para ellos asistir, en lugar de simplemente leer un trabajo de investigación o mirar un video en línea? y ¿qué beneficio obtienen de la interacción? Este debería ser un principio rector de cada sesión.

AUMENTE las comunicaciones en la sala virtual con conversaciones en otros canales, como las redes sociales y el correo electrónico, alentando así y permitiendo a los participantes compartir citas y enlaces clave a otras fuentes de contenido en sus redes profesionales.

TRUST – La confianza hace que las conversaciones en línea sean más atractivas: Un consejo para generar confianza es hacer que sea más fácil para las personas identificar a los demás en la sala virtual, de modo que estén motivados para estar atentos y tengan la confianza de contribuir. Aliente a las personas a compartir sus nombres completos, organizaciones y roles laborales. Si es posible, haga que los participantes enciendan su video para la sesión o por unos momentos al comienzo de la sesión o cuando estén hablando.

E - Establezca reglas de compromiso o "etiqueta" para crear una experiencia placentera y productiva para todos. Esto podría tomar la forma de instrucciones explícitas sobre cómo deberían interactuar los participantes: por ejemplo, agitando una mano electrónica o escribiendo en un cuadro de chat. También puede considerar si silencia o activa el sonido de los participantes a través de los controles centrales, para reducir el ruido de fondo o las intervenciones inapropiadas, o si le pide a las personas que controlen su propia configuración audiovisual. Puede establecer el tono de las discusiones con su propia forma de lenguaje, tanto verbal como escrito.

Ver los lados positivos

Y, por último, una reflexión final: si bien quienes participamos en el PAF podríamos haber perdido elementos de interacción social al volvernos virtuales, hubo aspectos físicos del viaje de conferencias que no nos perdimos ni un poquito.

No había que esperar en los salones del aeropuerto, sin pérdida de sueño en vuelos incómodos y sin desfasaje horario cuando llegamos a nuestros destinos. Sin molestias de guardar recibos y contabilizar los gastos de viaje en nuestro regreso (¡y ahorros financieros significativos para nuestras organizaciones de los viajes perdidos!)

Y para aquellos de nosotros que estamos encerrados con familiares cercanos, no tuvimos que separarnos de ellos en absoluto. Disfrutamos de estos beneficios personales, más allá del ahorro de carbono de los vuelos y los servicios de conferencias físicas evitados.

Espero que estas reflexiones y consejos para "M.O.T.I.V.A.T.E" sean útiles para todos los lectores que se están familiarizando con las conferencias virtuales. Deje comentarios en el cuadro a continuación, con notas sobre su propia experiencia como participante u organizador en una conferencia virtual. ¡Esperamos con interés escuchar de usted!